Allgemeine Bedingungen der Verarbeitung von personenbezogenen Daten sowie die Grundsätze deren Bereitstellung
1. Allgemeine Bestimmungen
1. Die allgemeinen Bedingungen der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (im Folgenden ABV genannt) sowie die Grundsätze deren Bereitstellung finden Anwendung in der Angebotsphase, der Dienstleistungsphase sowie im Zeitraum nach diesen Phasen und zwar in einem Umfang, der in diesen ABV geregelt wird.
2. Der Gegenstand der ABV ist die Regelung insbesondere des Umgangs der Parteien hinsichtlich der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, der Grundsätze der Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Mitarbeiter, die der Auftragnehmer dem Auftraggeber bereitstellt, der Grundsätze der Absicherung der personenbezogenen Daten sowie der Verifizierung durch den Auftragnehmer der Verfahrensweise des Auftraggebers, mit den bereitgestellten personenbezogenen Daten umzugehen.
3. Wenn sich während der Angebotsphase oder der Dienstleistung die rechtlichen Anforderungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten und deren Absicherung ändern, sind die Parteien zur Sicherstellung verpflichtet, dass die Datenverarbeitung inklusive deren Absicherung entsprechend den aktuell geltenden Vorschriften über den Schutz von personenbezogenen Daten unabhängig von den Bestimmungen der ABV erfolgt.
4. Der Auftragnehmer erfasst die personenbezogenen Daten des Auftraggebers zwecks Verarbeitung und verpflichtet sich, diese in Übereinstimmung mit diesen ABV, den unternehmensinternen Richtlinien sowie den allgemein geltenden Vorschriften zu verarbeiten.
5. Der Auftraggeber ist verpflichtet, die Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten der Mitarbeiter entsprechend den Vorschriften dieser ABV sowie des allgemein geltenden Rechts zu behandeln.
6. Die Bestimmungen der ABV sollen eine ordnungsmäßige Erfüllung des Dienstleistungsvertrages oder Angebotserstellung in Bezug auf den Schutz von personenbezogenen Daten sicherstellen. Weder dem Auftraggeber noch dem Auftragnehmer steht eine Vergütung für die Verarbeitung oder Bereitstellung von personenbezogenen Daten zu.
7. Die Unterzeichnung der Einwilligung für Anwendung dieser ABV erfüllt die Anforderung der dokumentierten Weisung des Verantwortlichen betreffend die Datenverarbeitung durch den Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 Absatz 3 Buchstabe a) der DSGVO.
2. Personenbezogene Daten der Mitarbeiter des Auftragnehmers - gemeinsames Regelwerk für die Angebotsphase und die Dienstleistungsphase
1. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber keine sensiblen personenbezogenen Daten der Mitarbeiter bereit.
2. Der Auftraggeber ist zur Verarbeitung der durch den Auftragnehmer bereitgestellten personenbezogenen Daten der Mitarbeiter berechtigt, und zwar zur Durchführung mit den personenbezogenen Daten von folgenden Tätigkeiten gemäß Art. 4 Punkt 2) der DSGVO:
a. Erheben von personenbezogenen Daten zwecks Verarbeitung durch den Verantwortlichen.
b. Erfassen, Organisieren und Ordnen, damit die bereitgestellten personenbezogenen Daten eine entsprechende Struktur erhalten, die eine verbesserte und rechtskonforme Verarbeitung der Daten ermöglicht.
c. Speicherung der Daten auf Datenträgern.
d. Auslesen, was als Erstellung einer Kopie der personenbezogenen Daten auf einem Datenträger mithilfe einer Transmission im Telekommunikationsnetz von einem anderen Träger verstanden wird.
e. Abfragen, was als Einsichtnahme in den Inhalt der personenbezogenen Daten verstanden wird.
f. Verwendung, was als Nutzung der personenbezogenen Daten verstanden wird. 1 / 3
g. Löschen der bereitgestellten personenbezogenen Daten, was eine weitere Verarbeitung der Daten ausschließt, wobei Mittel unternommen werden, die ein erneutes Auslesen der gelöschten Daten ausschließen.
h. Vernichtung der Datenträger oder seiner Teile, auf denen sich die bereitgestellten Daten befinden.
3. Der Auftraggeber ist nicht berechtigt die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter anderen Personen offenzulegen, insbesondere anderen Mitarbeitern gegenüber, die den Dienstleistungsvertrag erfüllen. Eine Ausnahme hiervon ist nur in Situationen erlaubt, in denen die lebenswichtigen Interessen des Mitarbeiters geschützt werden müssen (z.B., wenn der Mitarbeiter im Notfall in ein Krankenhaus eingeliefert werden muss).
4. Unabhängig von den nachstehenden Bestimmungen der ABV betreffend der Verarbeitungsdauer der bereitgestellten personenbezogenen Daten der Mitarbeiter, kann der Auftragnehmer zu jedem Zeitpunkt die Bereitstellungsdauer der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter mit einer einseitigen Willenserklärung verkürzen. Eine Information diesbezüglich kann in jeglicher Form übermittelt werden, darunter telefonisch oder per E-Mail. Wenn der Auftragnehmer den Auftraggeber auffordert, die Verarbeitung der Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten einzustellen, ist dieser verpflichtet, unverzüglich die bereitgestellten Daten des vom Auftragnehmer benannten Mitarbeiters unwiderruflich zu löschen.
5. Die dem Auftraggeber gemäß der ABV bereitgestellten Daten werden durchgehend und direkt verarbeitet.
6. Die bereitgestellten personenbezogenen Daten dürfen sowohl in Papierform als auch elektronisch, mit oder ohne automatisierte Verfahren verarbeitet werden.
3. Grundsätze der Verarbeitung von personenbezogenen Daten des Auftraggebers, die dem Auftragnehmer bereitgestellt wurden
1. Wenn Auftraggeber den Auftragnehmer direkt wegen der Dienstleistung kontaktiert, ist der Auftragnehmer Verantwortlicher in Bezug auf die personenbezogenen Daten des Auftraggebers, was sowohl während der Angebotsphase als auch der Dienstleistungsphase gilt. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer keine sensiblen personenbezogenen Daten bereit bzw. diese werden vom Auftragnehmer nicht verarbeitet.
2. Insbesondere werden die Daten zur Pflege der Kontaktdaten, zur Erfüllung des Dienstleistungsvertrags, zur Abrechnung der erbrachten Leistungen mit dem Kunden und/oder Kassen im Rahmen der Abtretungserklärung und zu sonstigen behördlich angeordneten Dokumentierungspflichten verarbeitet.
3. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Personen, die vom Auftragnehmer zur Verarbeitung der Daten des Kunden und des Pflegebedürftigen ermächtigt wurden, diese Daten geheim halten oder einer entsprechenden Geheimhaltungspflicht unterliegen.
4. Personenbezogene Daten des Auftraggebers werden den Mitarbeitern bereitgestellt. Die Mitarbeiter des Auftraggebers besitzen auch das Recht, personenbezogene Daten zwecks Realisierung des Dienstleistungsvertrages zu verarbeiten.
5. Der Auftragnehmer unternimmt alle Maßnahmen, die der Art. 32 der DSGVO vorsieht, unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten, des Charakters, des Umfangs, des Kontextes, des Verarbeitungszwecks sowie der Risiken der Verletzung von Rechten und Freiheiten von natürlichen Personen, die mit verschiedener Wahrscheinlichkeit auftreten könnten und verschiedene Gefahren mit sich bringen.
6. Nach dem Abschluss der Verarbeitung von personenbezogenen Daten und insbesondere nach der Kündigung oder dem Ablauf des Dienstleistungsvertrages, dem Abschluss der Angebotserstellung, wenn der Dienstleistungsvertrag nicht geschlossen wurde oder Wahrnehmung von Rechten der Betroffenen, ist der Auftragnehmer verpflichtet, die bereitgestellten personenbezogenen Daten zu löschen und zu vernichten; es sei denn, dass die Speicherung der Daten zu Archivzwecken oder auf der Grundlage von geltenden Rechtsvorschriften notwendig (z.B. im Bereich Steuerzwecke, Buchhaltung) ist. In dem vorstehenden Umfang werden diese Daten gespeichert, bis die Verjährungsfrist abgelaufen ist oder auch länger, wenn allgemein geltende Rechtsvorschriften dies in Bezug auf bestimmte personenbezogene Daten oder Dokumente, die diese Daten enthalten, vorsehen.
4. Haftung und Belehrungen
1. Die Parteien sind verpflichtet, die Vorschriften der DSGVO und andere Vorschriften zum Schutz von personenbezogenen Daten zu befolgen.
2. Die Parteien werden personenbezogene Daten in Räumen/Bereichen und mit informatischen Systemen verarbeiten, die gegen den Zugang von unbefugten Personen gesichert sind.
3. Die Parteien verpflichten sich zur Geheimhaltung in Bezug auf alle personenbezogenen Daten, die Ihnen während der Geltungsdauer des Dienstleistungsvertrages bereitgestellt wurden, und die sie in Verbindung mit der Vertragserfüllung oder Angebotserstellung erhalten haben. Die im vorstehenden Satz formulierte Verpflichtung gilt unbefristet, trotz der Kündigung oder des Ablaufs des Vertrages.
5. Geltungsdauer der ABV und Schlussbestimmungen
1. Die ABV gelten ab dem 1. Mai 2021 und sind bindend für den Zeitraum der Angebotserstellung sowie im Falle eines Vertragsschlusses, für die Dauer des Dienstleistungsvertrages. Die ABV gelten auch über die genannten Zeiträume hinaus, aber nur in dem Umfang, in dem die personenbezogenen Daten des Kunden und des Pflegebedürftigen nach Ablauf des Dienstleistungsvertrages verarbeitet werden.
2. Die Kündigung des Dienstleistungsvertrages hebt nicht die Pflichten in Bezug auf die Beendigung der Verarbeitung der bereitgestellten personenbezogenen Daten auf, wenn diese Pflichten bis zum Zeitpunkt der Kündigung des Dienstleistungsvertrages nicht erfüllt wurden. In diesem Umfang bleiben die ABV gültig bis zur Erfüllung dieser Pflichten. Die Kündigung des Dienstleistungsvertrages berührt nicht die Einhaltung der Vertraulichkeit über die Vertragslaufzeit hinaus.
3. In datenschutzrechtlichen Angelegenheiten, die diese ABV nicht regeln vermag, finden entsprechende Vorschriften des deutschen Rechts und des Rechts der Europäischen Gemeinschaft, insbesondere der DSGVO, Anwendung.
4. Wenn die Vorschriften der ABV mit den Vorschriften des Dienstleistungsvertrages in Widerspruch stehen, haben die Vorschriften der ABV Vorrang.